情報の断捨離

さてみなさまこんにちは

まぶちでございますよ。

今日は情報の断捨離という話をしたいと思います。

今まさに工場の断捨離を行い、大量のゴミ、不要物を処分したところなんですが、当然事務所、

オフィスに置いても情報の断捨離が必要なんであります。

はっきりいってこちらのほうが3倍重要だと思います。

◎物理的な面

物理的な面から言いますと、事務所の机の上は帰社時には一切ものを置かないようにしています。

・カレンダーの例

例えば卓上カレンダ－などがあった場合、それも撤去になります。

みなさんももしかしたら卓上カレンダー使ってると思います。

あれ、突然社長がきて勝手に撤去したらどう思います。

【殺意】

わきますよね。

（何の話だ❢）

【カレンダー撤去て❢❢どうすればいいんですか❢❢】

と言う事になりかねませんが、

そういう場合、クラウド上で情報を共有することでみんながいつでもどこでも何をしているかが見えるようになります。

トマト工業では、グーグルカレンダーの情報をZOHOコネクトというグループウエアで共有しております。

そのため今だれが何をやってるのかが共有化でわかるようになっているのです。

一方で卓上カレンダーの場合、一人ひとりそのカレンダーを見に行かねばなりません。

・ファイルの例

事務机の上は、ファイルの宝庫となりがちでした。

たしかに動線上は、右手で出しやすいのかもしれません。

ただ、ファイルの量が激増し、結局探し回ることになります。

そのため本当に必要な情報のみ集約しています。


卓上ファイル禁止ねーーー❢❢

じゃよろしく❢❢

突然社長がこんなこといいだしたらどうなりますでしょうか？

【殺意】

わきますよね。

（だから何の話だ❢）

1年使ってないファイルは問答無用でほかる勇気が必要です。

※営業の見積もり案件を除く

とはいえ、【1年前の情報でも重要なものはあるはず！！】

そう言われると思います。

まれに、ごくまれにそれが必要な場合もありますが、

それはクラウド上にアップしておけば良いです。

または抜粋して重要書類ファイルにて保管すればよいです。


だいたい必要になったときに、てんやわんやで探す羽目になります。

机上のファイル類を撤去しています。

使わない書類をゴールデンゾーンに何年も放置しておくことが最もダメなパターンになります。


簡単に言えば、

トムヤンクン風タイ激辛ラーメン夏限定

をゴールデンゾーンにおいてどうするんだって話なんですよ。

一番取りやすい位置には、カップヌードルを置く。

酸辣湯赤黒味噌辛子麺

などというわけのわからないものは秒速で棚から撤去するべきなんです。

そんな商品、未来永劫売れないんです❢❢

（開発者にぶん殴られるわバカッ❢❢）

◎領収書

領収書改善もすすめていく必要があります。

かつて、とんでもない量の領収書を手書きしておりました。
そう、腱鞘炎になるほどに。

もう
独立行政法人中小企業基盤整備機構中部本部瀬戸校

に郵便物だすくらい腱鞘炎になるんです。

どんだけ画数あるんだって話なんですよ。
（なんの話だ❢❢）


領収書、1日に10枚前後なんですが、これ仮に1日10枚だとすると、2250枚／年間

になります。1枚あたり2分とすると、4,500分、つまり75時間もの時間をこの手書きの領収書のために費やしていた計算になります。

これは本当にムダですよね。

かつ印紙税などもかかってきます。

利益をたくさん出して、みんなのために税金をたくさんはらう。

これが我々企業経営で大事なんですが、税金計算のために利益がでなくなる。

本末転倒じゃないですか。

というわけで大胆に電子化しております。

HPから勝手にダウンロードが可能となっております。

手書き作業が96％削減されました。

ちなみに労務費の【見える化】をおこなっております。

労務費の見える化とは、通常わかりにくい労務のムダを顕在化させるものです。

どうでもいい仕事にたくさんの時間をつかってしまうことはないでしょうか？

私はあります。


どうでもいい仕事というのは、つまり効果がない仕事です。

金正恩に道徳の授業をしたり、習◎平に民主化について講義をする。

そんな仕事意味ないですよね。
彼らにはそんな講義意味ないんです。理解できないんです。

（だから毎回でてくるな❢❢このブログのレギュラーかバカッツ❢❢）

そのため、自分たちが一分動くといくら経費がかかっているのか？

をみえる必要があるのです。

たとえば、白紙のコピー用紙を一枚活かすために、裏面をつかうとします。

その際、1分かかるのであればその仕事は意味があるのでしょうか？

我々は分賃25円と定義しています。

（時給よりも高いですが、様々なコストが付随してくるので概ねこのくらいになります。）

であれば1分25円をかけてコピー用紙1枚を活かすのはムダだな。

と【見える】わけです。

昔は私も捨てるといわれたポリトナーを活かすために、大変苦労して仕分け作業をしたことがありました。

なんなら作業服数枚だめにしたと思います。

しかし結果として待っていたのは、売れない在庫の山と膨大な作業時間でした。

分あたりのコストがわかればこの反省を活かし、次につなげていく必要があるのです。

なぜ改善をするのか？

一つおおきな観点でお話をすれば、もし低コストでモノを創ることができれば、それはお客さんに値上げをしなくてすんだり、

メリットがでます。

また無駄な仕事を減らせば休日を増やし社員に還元できたりもするわけです。

そして最後に会社に利益がでれば、法人税も増え、みんながハッピーになる。

そういうことなんです。

だから無駄の削減は絶対必要なんです。

社長が責任をかけてやるべきであると私は思います。

◎予定管理ツール

しかし中小企業の社長のやることと行ったら、

名古屋高速の料金所くらい数が多いんです。

もう、新鵜沼駅から犬山遊園駅くらいの感覚でやってきますからね。彼らは。

どんだけ集金場の距離短いんだと。

で、そのやる頻度が高い中小社長は、はっきり言って予定など管理できないんですよ。


買い物に言っても3つ以上覚えられないわけじゃないですか。

予定なんて覚えられるはずがないんです。

（あほか❢❢）

予定も多いですが、その予定も目まぐるしく変わってきますので。

だからこそ大企業の社長には予定を管理してくれる秘書がつくんですが、

とはいえ、ど田舎の中小企業じゃないですか。

自分の自動車も持ってないのに、マイチャリしかないのに、自宅に部屋もないのに
秘書なんてありえないわけじゃないですか。

で、eeasyという仕組みを導入し、勝手に予定をいれてもらって

全部に共有できるようになっております。

予定が空いた時刻に予約を入れることができます。また社内で全員に共有されております。

グーグルカレンダーに予定が勝手に埋まっていく仕様です。

私は3個以上覚えられないPONNKOTUなので、スマホに覚えてもらっています。

すでに予定が入ってれば、お客さんも予定を入れれなくなり、

予定が見える化される仕様になっております。

このように、全体の情報を共有、自動化することで多くの改善をすることができます。

よく現場に改善をすすめるケースがありますが、最もやらないと行けないのは、経営層であり、オフィスです。

これはトップが責任をもって実行する必要があると私は思います。


なにごともまず隗より始めよ。ですよね。